受動的タスク管理: メール箱を To-do list に

受信箱を To-do list にすると便利

Gmail のアーカイブ機能を上手に使って、仕事を忘れないようにする工夫をしてる。アーカイブとはメールを受信箱で非表示にする機能で、データを消してしまう削除とはまた別。僕は受信したメールのうち、自分が覚えておく必要のあるものと、何らかの対応が必要なもの (返信とか登録とか) を残して、ほかを全てアーカイブしてる。

アーカイブを活用すると、要対応が何件あるか一目で分かる

対応不要なメールをアーカイブすると、受信箱が to-do list のように使える。例えば上の画像 (2022 年 10 月 13 日の僕の Gmail 受信箱) を見れば、こんな予定やタスクがあるということが一目で分かるでしょ。もちろん対応が完了したらアーカイブして、受信箱で非表示にする (削除はしない)。

メール	用途
逗子ビーチアクアスロンの参加情報	事前に読むものと、当日現地で必要なもの
テニスコートの予約情報	たぶん当日現地で必要なもの
レストランのディナー予約情報	たぶん当日現地で必要なもの
クレカの更新通知	配達確認まで忘れないように
イベントの予約情報	たぶん当日現地で必要
Amazon の返品情報	これは… 僕の action item はあるんだっけ？笑

メールが to-do list 的になる

わざわざ能動的に「メモする」「タスクを登録する」とかせずに、受動的に簡単に to-do を管理する方法として、結構気に入ってる👍 僕はブラウザのタブも同じく「何かまだ対応項目があるなら残す」運用で、to-do list 的に使ってる。だんだん数が多くなってくると、認知負荷が高まって逆に効率が下がる面もあるんだけど…笑

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